1. Verantwoordelijke persoon

FWU AG is verantwoordelijk voor het volgende privacybeleid. De FWU Groep bestaat uit diverse dochterondernemingen en filialen, waarbij hetzelfde privacybeleid van toepassing is op de hieronder vermelde dochterondernemingen en filialen. Als individuele punten van dit privacybeleid niet van toepassing zijn op individuele dochterondernemingen en/of filialen, dan wordt dit in het betreffende punt vermeldt. Naast het volgende vindt geen verdere gegevensverwerking plaats.

Hierna willen we,

in overeenstemming met de juridische kennisgeving, hierna ‘FWU’, ‘wij’, ‘ons’, 'onze' enz. genoemd, u informeren over de verwerking van uw persoonsgegevens in verband met het gebruik van onze websites:

De in dit privacybeleid genoemde verwerkingsverantwoordelijke in de betekenis van de AVG voor de verwerking is het bedrijf genoemd in de juridische kennisgeving van de website.

U kunt vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens op elk ogenblik sturen naar het volgende e-mailadres: datenschutz@forwardyou.com.

Als u vragen hebt over de gegevensbescherming met betrekking tot onze website of de op de website aangeboden diensten, dan kunt u ook contact opnemen met de verantwoordelijke functionaris voor gegevensbescherming ter plaatse. Stuur uw vraag naar:

2. Toepassingsgebied, doeleinden en rechtsgrondslag van de verwerking van persoonsgegevens

In de volgende situaties verzamelen en gebruiken we persoonsgegevens die rechtstreeks van onze gebruikers of van andere bronnen afkomstig zijn (zoals hieronder beschreven):

2.1 Voorziening van de website en aanmaak van logbestanden
Telkens als een gebruiker onze website bezoekt, registreert ons systeem automatisch gegevens en informatie van het aanvragende computersysteem. In dit verband worden de volgende gegevens (‘technische gegevens’) verzameld:

De gegevens worden opgeslagen in de logbestanden van ons systeem. Deze gegevens worden niet samen met andere persoonsgegevens van de gebruiker opgeslagen.

In deze context verzamelen en gebruiken we de technische informatie voor (netwerk)beveiliging (bv. om zogenoemde cyberaanvallen te kunnen tegengaan), voor marketing, om een beter inzicht krijgen in de behoeften van onze gebruikers, om voortdurend onze website verbeteren en om de website weergeven op de computer van de betreffende gebruiker.

We slaan gegevens in logbestanden op om de werking van de website te garanderen. Daarnaast gebruiken we de gegevens om de website te optimaliseren en om onze informatietechnologiesystemen te beveiligen. In dit verband worden de logbestanden niet geanalyseerd of gebruikt voor marketingdoeleinden.

De rechtsgrondslag voor de tijdelijk opslag van gegevens en logbestanden vindt u in artikel 6 (1) f van de AVG.

Wat het bewaren van deze gegevens betreft, verwijzen we naar punt 3 hieronder van dit privacybeleid. In principe slaan we persoonsgegevens niet langer op dan nodig is voor de uitvoering van contractuele doeleinden of op andere wijze.

2.1.1 Het gebruik van cookies
Onze website maakt gebruik van cookies. Cookies zijn tekstbestanden die in de webbrowser of door de webbrowser in het computersysteem van de gebruiker worden opgeslagen. Wanneer een gebruiker een website bezoekt, kan een cookie op het besturingssysteem van de gebruiker worden opgeslagen. Deze cookies bevatten een specifieke tekenreeks die kan worden gebruikt om de browser te identificeren wanneer de website opnieuw wordt bezocht.

Cookies worden opgeslagen op de computer van de gebruiker. Van daaruit worden ze naar ons verzonden. Als gebruiker hebt u volledige controle over het gebruik van cookies. U kunt de verzending van cookies activeren of beperken door de instellingen van uw webbrowser te wijzigen. Eerder opgeslagen cookies kunnen op elk ogenblik worden gewist. Dit kan ook automatisch verlopen. Als cookies voor onze website worden uitgeschakeld, is het mogelijk dat u niet langer alle functies van de website onbeperkt kunt gebruiken.

Meer informatie over de cookies die we gebruiken, hun doel en rechtsgrondslag vindt u in ons cookiebeleid.

2.1.2. Trackingtools
Onze website maakt gebruik van zogenoemde trackingtools. Trackingtools worden gebruikt om de efficiëntie van onze website aanzienlijk te verhogen.

Raadpleeg ons Cookie- en trackingbeleid voor meer informatie over de afzonderlijke tools, hun doeleinden en rechtsgrondslag.

2.1.3. Socialemediaplug-ins
Op onze website maken we gebruik van socialemediaplug-ins in de vorm van een ‘twee-klik oplossing’. Met deze twee-klik oplossing worden uw gegevens alleen doorgestuurd naar de relevante sociale media.

Het gebruik van de plug-ins op onze website is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen in verband met marketingdoeleinden (art. 6 (1) f AVG).

Raadpleeg ons Cookie- en trackingbeleid voor meer informatie over de afzonderlijke plug-ins.

2.1.4 Marketingautomatisering
FWU AG gebruikt HubSpot als marketingautomatiseringssoftware voor communicatie en voor het registreren van klantengegevens. HubSpot host zijn productinfrastructuur op Amazon Web Services in de oostelijke regio van de Verenigde Staten. HubSpot maakt ook gebruik van het Google Cloud Platform (GCP) in de EU (Frankfurt, Duitsland) om de verwerking te ondersteunen van plaatselijke klantengegevens die essentieel zijn voor de ondernemingen van zijn klanten. Dat omvat leads, email events en analyse. Europese klantengegevens worden verwerkt en beveiligd in de EU, alvorens ze worden getransfereerd naar de VS en daar opgeslagen. De cloudinfrastructuur die wordt gehost op GCP, geeft alle Hubspotklanten extra redundantie voor cruciale systeemcomponenten.

HubSpot is volledig toegewijd om klantengegevens te beschermen, in het bijzonder door een veilig en legitiem mechanisme aan te bieden voor het overdragen van gegevens van de EU naar de VS. HubSpot, Inc. is gecertificeerd volgens het EU-US Privacy Framework (EU-US DPF) (lees hier). De EU-US DPF is een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor de overdracht van persoonsgegevens van de EU naar de VS. Voor bedrijven die gecertificeerd zijn volgens de EU-US DPF en diens regels naleven, is de Europese Commissie van mening dat de Verenigde Staten nu een geschikt beveiligingsniveau voor persoonsgegevens biedt en zorgt voor veilige en betrouwbare gegevensstromen tussen de VS en de EU. Voor meer informatie kunt u HubSpots Data Processing Agreement en Hubspots Commitment to Protecting EU Data Transfers raadplegen.

Toepassing voor webanalyse:
Met het oog op websiteanalyse worden gegevens op onze websites automatisch verzameld en opgeslagen met technologieën van HubSpot, Inc. (www.hubspot.com), waarmee op basis van pseudoniemen gebruiksprofielen worden aangemaakt. Overeenkomstig art. 6 (1) f AVG dient dit om onze rechtmatige belangen in een optimale presentatie van ons aanbod veilig te stellen binnen het kader van een belangenafweging. Daartoe kunnen cookies worden ingezet. Nadat voornoemd doel is vervallen en ons gebruik van HubSpot is geëindigd, worden de gegevens gewist die in dit verband werden verzameld.

Toepassing voor het beheer van gebruikersaccounts en communicatie: Ook voor het beheer van gebruikersaccounts hanteren wij op onze websites technologieën van HubSpot, Inc. Als u via een contactformulier of een chat contact met ons opneemt en daarbij uw e-mailadres ingeeft, wordt een gebruikersaccount aangemaakt en wordt de inhoud van de betrokken communicatie bewaard om deze en toekomstige aanvragen beter te kunnen verwerken. Als u geen e-mailadres ingeeft, wordt geen gebruikersaccount aangemaakt en wordt de inhoud van de communicatie niet bewaard. Daarnaast gebruiken we HubSpot ook nog voor het versturen van e-mails. De rechtsgrondslag voor gegevensverwerking in dit verband is Art. 6 (1) f AVG om onze rechtmatige belangen in de veilige en efficiënte verwerking van uw aanvragen veilig te stellen binnen het kader van een belangenafweging.

2.1.5 Gebruik van Mailchimp
Via onze website en via de contactformulieren die u daar kunt vinden, bieden we u de mogelijkheid om informatie in te winnen over onze dienstverlening. Voor communicatie en de verzameling van klantengegevens doet FWU AG een beroep op de internetdienst ‘Mailchimp’, een dienst van The Rocket Science Group, LLC, 512 Means Street, Suite 404, Atlanta, GA 30318, USA, hierna ‘The Rocket Science Group’ genoemd.

The Rocket Science Group verzekert de naleving met de vereisten voor gegevensbescherming en is gecertificeerd overeenkomstig het EU-US Data Privacy Framework (EU-U.S. DPF) (lees hier). De EU-US DPF is een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor de overdracht van persoonsgegevens van de EU naar de VS. Voor bedrijven die gecertificeerd zijn volgens de EU-US DPF en diens regels naleven, is de Europese Commissie van mening dat de Verenigde Staten nu een geschikt beveiligingsniveau voor persoonsgegevens biedt en zorgt voor veilige en betrouwbare gegevensstromen tussen de VS en de EU. The Rocket Science Group geeft op http://mailchimp.com/legal/privacy/ verdere informatie over privacybescherming.

Als u onze contactformulieren gebruikt, dan verwerkt The Rocket Science Group de gegevens die verzameld worden tijdens de aanmeldingsprocedure (bv. familienaam, voornaam, e-mailadres en, indien van toepassing, telefoonnummer of mobiel nummer). Ook uw IP-adres en de datum van uw aanmelding worden opgeslagen. De e-mails die daarna worden verstuurd via The Rocket Science Group, bevatten daarenboven een trackingpixel, ook ‘web beacon’ genoemd, om statistieken te kunnen opstellen voor analyse. De rechtsgrondslag voor gegevensverwerking in dit verband is uw toestemming voor gegevensverwerking overeenkomstig Art. 6 (1) a AVG of Art. 6 (1) f AVG.

Zoals vermeld in artikel 7 alinea 3 AVG kunt u uw toestemming voor het verzenden van e-mails in ons contactformulier te allen tijde herroepen; de herroeping geldt vanaf dat moment voor toekomstige mails, zonder terugwerkende kracht. Daartoe hoeft u ons alleen maar uw herroeping te melden of klikken op de afmeldlink die u in iedere e-mail vindt. Meer informatie over toestemming vindt u hieronder onder punt 8.

2.2. Gebruik van de op onze website aangeboden diensten
We bieden op onze website diverse verschillende diensten en applicaties aan. Om deze aan te bieden of beschikbaar te maken, moeten we persoonsgegevens van de gebruiker of van onze klant verzamelen en verwerken.

2.2.1. Nieuwsbrief
U kunt zich voor een gratis nieuwsbrief aanmelden op onze website. De gegevens die u invoert in het dialoogvenster wanneer u zich aanmeldt voor de nieuwsbrief, worden naar ons verstuurd en door ons verwerkt:

Daarnaast worden de volgende gegevens tijdens de aanmelding verzameld:

Tijdens het aanmeldingsproces wordt uw toestemming voor de verwerking van de gegevens verkregen en wordt verwezen naar dit privacybeleid.

In verband met de verzending van nieuwsbrieven worden geen gegevens naar derden doorgestuurd. De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de verzending van de nieuwsbrief.

We verwerken uw gegevens in verband met de nieuwsbrief om u nieuws te sturen over interessante onderwerpen van FWU Group. Verder verwerken en gebruiken we het ingevoerde e-mailadres om u gepersonaliseerde aanbiedingen in verband met de nieuwsbrief te sturen.

Als u via een link in de nieuwsbrief naar onze webpagina's wordt doorgeleid, wordt u ook geacht ons uw toestemming te hebben gegeven voor de verwerking en het gebruik van uw IP-adres, locatiegegevens, zogenoemde ‘web beacons’ of vergelijkbare technologieën om te controleren of de aan u gestuurde aanbiedingen in overeenstemming zijn met uw behoeften.

De rechtsgrondslag voor de verwerking van gegevens na de aanmelding voor de nieuwsbrief door de gebruiker met de toestemming van de gebruiker is art. 6 (1) a AVG. Meer informatie over toestemming vindt u hieronder onder punt 8.

2.2.2. Statistische analyses
Uw gegevens kunnen worden geanalyseerd om de voorkeuren van onze gebruikers te beoordelen (‘statistische analyse’) voor op interesses gerichte marketing, een gepersonaliseerde benadering en de continue optimalisatie van ons bedrijfsproces. De doelstelling van deze verwerking is een beter inzicht te krijgen in wat onze klanten van ons verwachten en in staat te zijn u een communicatie op maat te bieden. Verder helpen deze analyses ons op het gebied van fraudedetectie, controle en waarborging van beveiliging; op deze manier gaan wij over tot deze verwerking om onze gerechtvaardigde belangen te beschermen (art. 6 (1) f AVG).

Uw persoonsgegevens worden ook verzameld voor het professionele ontwerp van onze diensten en om de kosten te optimaliseren (controle en minimalisatie).

2.2.3. Klantenportaal
U kunt op onze website inloggen op ons klantenportaal. Om u aan te melden hebt u een door ons aan u verstrekte gebruikersnaam en wachtwoord nodig. Zodra u bent ingelogd op het klantenportaal kunt u uw mastergegevens, uw contactgegevens en uw bankrekeninggegevens wijzigen.

Met deze verwerking willen we het voor u gemakkelijker te maken om de door ons over u verzamelde persoonsgegevens te bekijken en ons te informeren over wijzigingen, zoals een adreswijziging in geval van een verhuizing.

Aangezien u ons klantenportaal alleen kunt gebruiken als u een overeenstemmende verzekeringspolis hebt bij een van onze verzekeringsmaatschappijen, is de rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens in verband met het klantenportaal Artikel 6 (1) b AVG.

Uw persoonsgegevens worden ook verzameld voor het professionele ontwerp van onze diensten en om de kosten te optimaliseren (controle en minimalisatie). Raadpleeg uw verzekeringspolis voor meer informatie over het klantenportaal.

2.2.4 Zoek mijn adviseur
Op onze website kunt u gebruikmaken van onze dienst ‘Zoek mijn adviseur’, zodat een adviseur bij u in de buurt contact met u kan opnemen. Voer hiervoor uw persoonsgegevens (naam, postcode, telefoonnummer, e-mail) in het contactformulier in en stuur het naar ons.

Vervolgens geven we deze informatie door aan een adviseur bij u in de buurt, die elektronisch of per post contact met u opneemt om een afspraak te maken. De gegevens worden niet naar andere mensen overgemaakt. Deze dienst is gedurende drie maanden vanaf de datum van verzending voor u beschikbaar. De betreffende adviseur kan in deze periode met u contact opnemen.

Wij verwerken uw gegevens om u deze dienst te kunnen bieden (Artikel 6 (1) b AVG), om wettelijke verplichtingen na te komen (zoals belastingverplichtingen) (Artikel 6 (1) c AVG).

Uw gegevens worden voor een periode van ten minste 3 maanden opgeslagen (gedurende de tijd dat de dienst voor u beschikbaar is). Verder verwijzen we naar rubriek 3 ‘Duur van de Gegevensverwerking’ in deze privacyverklaring.

Uw persoonsgegevens worden ook verzameld voor het professionele ontwerp van onze diensten en om de kosten te optimaliseren (controle en minimalisatie).

2.2.5. Verzoek om contact met u op te nemen
U kunt op onze website uw contactgegevens invoeren, zoals uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en postcode, om ons te vragen contact met u op te nemen. We verwerken uw gegevens om precontractuele redenen, teneinde te voldoen aan uw overeenkomst (art. 6 (1) b AVG).We verzamelen uw gegevens ook voor de professionele organisatie van onze diensten.

2.2.6. Een brochure aanvragen
U kunt ons op onze website uw e-mailadres geven om een brochure aan te vragen. We verwerken uw e-mailadres om u de gewenste brochure toe te sturen. Tijdens de aanvraag van een brochure wordt uw toestemming verkregen voor de verwerking van de gegevens en wordt verwezen naar dit privacybeleid.

De rechtsgrondslag voor de gegevensverwerking op basis van uw toestemming om een brochure te ontvangen, vindt u in Artikel 6 (1) a AVG.

2.2.7. Voor ons werken
U kunt ons op onze website uw contactgegevens geven, zoals uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en provincie, om te informeren of u voor ons kunt komen werken als adviseur. We verwerken uw gegevens om contact met u op te nemen.

De rechtsgrondslag voor deze verwerking van uw gegevens bestaat uit precontractuele redenen (art. 6 (1) b AVG). Meer informatie over toestemming vindt u hieronder onder punt 8.

2.2.8. Sales Information System (SIS)
Makelaars kunnen op onze website inloggen op het Sales Information System. Om in te loggen hebt u een door ons aan u verstrekte gebruikersnaam en wachtwoord nodig. Zodra u bent ingelogd op het Sales Information System, kunt u de gegevens over door u afgesloten overeenkomsten inzien.

Met deze verwerking willen we het voor u gemakkelijker te maken om het overzicht te behouden over uw werk en de afgesloten overeenkomsten.

De rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens in verband met het Sales Information System bestaat uit de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 (1) b AVG).

Uw persoonsgegevens worden ook verzameld voor het professionele ontwerp van onze diensten en om kosten te optimaliseren (controle en minimalisering), en het bedrijf te beschermen tegen (im)materiële schade.

2.3. Overige verwerkingsverplichtingen
Als we daartoe van rechtswege verplicht zijn, kunnen we persoonsgegevens bijvoorbeeld ook verwerken om te voldoen aan verplichtingen inzake bewaring ingevolge het handels- of belastingrecht. Raadpleeg ‘Duur van de gegevensverwerking’ voor meer informatie over bewaartermijnen.

2.4. Verplichting om persoonsgegevens te specificeren
Met het oog op de dwingende wettelijke of contractuele vereisten hebben we de verplichte velden die in het dialoogvenster op onze website moeten worden ingevuld, aangegeven zodat we de door u gevraagde overeenkomst of dienst kunnen uitvoeren.

3. Duur van de gegevensverwerking

Uw persoonsgegevens worden gewist zodra deze niet meer nodig zijn voor voornoemde doeleinden. Persoonsgegevens kunnen worden bewaard gedurende de periode waarin vorderingen kunnen worden ingesteld tegen FWU Group (verjaringstermijn van drie tot dertig jaar). Daarnaast worden de persoonsgegevens opgeslagen zolang FWU Group daartoe wettelijk verplicht is. Er zijn met name verplichtingen in het Handelswetboek, het Belastingwetboek en de Wet inzake de bestrijding van het witwassen van geld, om bewijzen te verstrekken en gegevens te bewaren.

4. Doorgifte van persoonsgegevens aan derden

Om in staat te zijn u onze producten en diensten aan te bieden op basis van onze contractuele verplichtingen of met inachtneming van onze gerechtvaardigde belangen, kan het gebeuren dat we uw persoonsgegevens doorgeven aan derden binnen of buiten FWU Group. Deze ontvangers kunnen als volgt worden ingedeeld:

Persoonsgegevens kunnen worden doorgestuurd naar derde landen of internationale organisaties. Voor de bescherming van u en van uw persoonsgegevens is deze gegevensoverdracht onderworpen aan passende veiligheidsvoorzieningen ingevolge en in overeenstemming met de wettelijke vereisten (met name de toepassing van EU-modelcontractbepalingen), of heeft de Europese Commissie een passend besluit verstrekt (art. 45 AVG).

Raadpleeg [http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2010:039:0005:0018:NL:PDF] voor informatie over EU-modelcontractbepalingen. De Europese Commissie publiceert haar adequaatheidsbesluiten op [https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/adequacy-protection-personal-data-non-eu-countries_en#dataprotectionincountriesoutsidetheeu].

Als u een kopie wilt aanvragen van de toegepaste beveiligingsmaatregelen, neemt u dan contact op met de onder 1 genoemde verwerkingsverantwoordelijke of functionaris voor gegevensbescherming. Bovendien zijn wij wettelijke verplicht om persoonsgegevens te verstrekken aan nationale en internationale instanties ((art. 6 (1) c AVG) in verband met lokale en internationale regelgevingen en verdragen).

5. Rechten van de betrokkene

FWU Group doet er alles aan om een eerlijke en transparante verwerking te waarborgen. Het is voor ons van belang dat betrokkenen zowel hun rechten van bezwaar kunnen uitoefenen als, indien sprake is van de respectieve wettelijke voorwaarden, de volgende rechten:

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u een e-mail sturen naar onze functionaris voor gegevensbescherming (zie punt 1). In dit geval verwerken we uw persoonsgegevens overeenkomstig Artikel 6 (1) c AVG, enerzijds om uw verzoek te verwerken en anderzijds voor identificatiedoeleinden.

We ondersteunen u bij alle vragen over gegevensbescherming. Naast contact opnemen met ons kunt u een klacht indienen bij een toezichthoudende gegevensbeschermingsautoriteit. U vindt een overzicht van alle gegevensbeschermingsautoriteiten op https://ec.europa.eu/newsroom/article29/items/612080.

6. AML/KYC

Indien wij aansprakelijk (een ‘obligated party’) zijn in de betekenis van de antiwitwaswet (Anti Money Laundering Act – AML) en de bijbehorende regelgeving, en bij onze klanten, zakenpartners en uiteindelijke gerechtigden een controle op witwaspraktijken (money laundering check – KYC) moeten ondergaan, is het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens gebaseerd op artikel 11a van de Duitse Geldwäschegesetz (GwG – antiwitwaswet).

Persoonsgegevens worden slechts verzameld en verwerkt voor zover noodzakelijk voor het doeleinde van de verwerking. Met name het risicogerichte voldoen aan de algemene due-diligenceverplichtingen in de vorm van identificatie van de uiteindelijke gerechtigde kan worden beschouwd als doeleinde van de verwerking.

In § 11, lid 5, zin 2 wordt de volgende uitzondering bepaald: de geboortedatum, de geboorteplaats en het adres van de uiteindelijke gerechtigde moeten worden verzameld, ongeacht het geïdentificeerde risico. Dit vormt geen overtreding van de bepalingen van de wetgeving inzake gegevensbescherming. We behandelen alle persoonsgegevens vertrouwelijk en met de nodige zorg. Ze worden niet aan onbevoegde derden doorgegeven.

7. Toestemming

Als u ons uw toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens, informeren we u hierbij dat u deze toestemming op elk gewenst moment kunt intrekken. Als u ons uw toestemming heeft gegeven voor de nieuwsbrief, kunt u deze toestemming intrekken door rechtstreeks te klikken op de afmeldlink in de nieuwsbrief. In alle andere gevallen, of als u problemen heeft met het intrekken van uw toestemming, kunt u contact opnemen met de in punt 1 genoemde functionaris voor gegevensbescherming. We rekenen op uw begrip voor het feit dat de intrekking van uw toestemming alleen voor de toekomst geldt en geen invloed heeft op de rechtmatigheid van de verwerking die in het verleden heeft plaatsgevonden. In sommige gevallen hebben we het recht om uw persoonsgegevens te blijven verwerken ondanks uw intrekking om bijvoorbeeld een overeenkomst uit te voeren.

8. Toepassingsgebied van het Privacybeleid

Dit privacybeleid is alleen van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door de volgende websites:

We verwijzen hiervoor naar onze uitleg onder punt 1 van deze verklaring. Dit privacybeleid is niet van toepassing op andere websites, waarvoor specifieke privacyverklaringen beschikbaar zijn.